Hướng dẫn cách viết Email chuyên nghiệp​

0
821

Trong số chúng ta ở đây, ai chưa từng sử dụng email ?
Vâng có lẽ trong không cần trả lời vì các bạn đã quá rõ. Email có thể xem như là phương thức giao tiếp trong công việc nhanh, chuyên nghiệp và được sử dụng ở hầu hết mọi nơi, trong giao tiếp hàng ngày, trong học tập, công việc, công ty, quốc gia trên toàn thế giới.

Để gởi mail ta cần gì ?

  • Để gửi và nhận thư điện tử (email), người dùng cần đăng ký hộp thư điện tử do nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử cấp phát, gồm tên truy cập và mật khẩu để truy cập khi gửi/nhận thư điện tử.

Mỗi hộp thư điện tử được gắn với một địa chỉ thư điện tử duy nhất có dạng:

<tên truy cập>@<địa chỉ máy chủ của hộp thư>

Trong đó, tên truy cập do người dùng hộp thư đặt. Ví dụ: địa chỉ info@oktot.com thì info là tên truy cập còn oktot.com là địa chỉ của máy chủ.

  • Dùng dịch vụ thư điện tử, ta có thể gửi đồng thời cho nhiều người ở những địa điểm khác nhau trên thế giới và hầu như họ đều nhận được ngay sau đó. Giá thành của dịch vụ thư điện tử thấp vì chỉ trả chi phí cho việc sử dụng Internet.
  • Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ thư điện tử cho phép người dùng đăng ký hộp thư điện tử không thu phí như các website www.google.com, www.yahoo.com, www.hotmail.com,…

    VD: Dịch vụ Google Mail cho phép người dùng tạo tài khoản mail miễn phí với dung lượng 15GB. Đồng thời, với tài khoản mail này người dùng có thể sử dụng kết hợp với các tính năng khác của Google.

Hướng dẫn cách viết Email chuyên nghiệp

Tuy nhiên viết một email như thế nào cho chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao nhất có lẽ không phải ai cũng làm được.

Chính vì thế, oktot xin gửi đến các bạn các nguyên tắc tối thiểu cần biết để  có thể viết email tốt hơn.
Đầu tiên một email gồm các thông số nào ?
emailchuyennghiep
Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:
1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận.

  1. To: địa chỉ người nhận mail chính (người này sẽ xử lý nội dung thông tin email).
  2. CC: thường là các địa chỉ mail mà người gởi muốn thông báo, hoặc những người không liên quan trực tiếp nhưng cần phải biết nội dung mail. Và người nhận mail sẽ thấy được các địa chỉ email này.
  3. BCC: tính năng này được sử dụng trong trường hợp đặc biệt, người nhận mail sẽ không thấy và không biết địa chỉ email này.

2. Chủ đề (Subject): Chủ đề rõ ràng gắn gọn xúc tích nhất… phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn
3. Lời chào: Kính gửi:… ; Xin chào:…;Dear ….
4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý,…
5. Chữ ký:  Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân,… để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

6. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không nên quên file đính kèm… mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này. Tuy nhiên mở file đính kèm là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, đa phần họ sẽ không mở file, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email.

Hoặc đối với những nội dung quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những ý chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở file đính kèm này ra hay không.

Cảm ơn và hẹn bạn ở một bài viết khác trên oktot.com nhé!

LEAVE A REPLY