Trộn thư (Mail Merge) trong Word

0
657

Trong thực tế, khi cần phải in văn bản gởi cho nhiều người, ví dụ như thư mời, phiếu báo điểm, giấy chứng nhận, bằng tốt nghiệp… thay vì phải gõ những thông tin của từng người vào nội dung của từng loại mẫu, có thể dùng công cụ Trộn thư (Mail Merge) để giải quyết vấn đề trên một cách nhanh chóng.

Để trộn thư yêu cầu phải có mẫu thưdanh sách thông tin người nhận.

  • Mẫu thư: nội dung văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền.

mau thu

Ví dụ: thư mời, thư cảm ơn, thẻ dự thi, giấy báo dự thi, giấy báo trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu…. bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh….

  • Danh sách thông tin người nhận: bao gồm thông tin của mỗi cá nhân, đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn, danh sách này thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như: Table của Word, Sheet của Excel

danh sach

  • Thực hiện trộn thư

Mở file mẫu thư, chọn tab Mailings > nhóm Start Mail Merge > chọn Start Mail Merge (image006) > Step by step mail merge wizard.

Mailings

Word hiển thị hộp thoại Mail Merge như hình 

Mail Merge

Hộp thoại Mail Merge

Trộn thư (loại Letter) được thực hiện qua 6 bước

  • Bước 1: chọn Letter, click chọn Next để sang bước tiếp theo.

Mail Merge

  • Bước 2: chọn Select starting document > chọn Next qua bước 3.

Letter

  • Bước 3: click chọn Browse, chọn file danh sách thông tin người nhận.

image012

Chọn Sheet chứa danh sách thông tin, chọn OK,

image013

Word sẽ  hiển thị hộp thoại Mail Merge Recipients.

image016

Hộp thoại Mail Merge Recipients

Trong hộp thoại Mail Merge Recipents, có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo, click chọn OK.

Chọn Next để qua bước 4.

image017

  • Bước 4: Trong mục Write your letter > click chọn More items.

image020

Đặt con trỏ ở vị trí xác định trong thư mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các thuộc tính vào trong văn bản mẫu như sau:

mau the du thi

Chọn Next sang bước 5, ở bước này click chọn nút >> đề xem trước thẻ dự thi tiếp theo.

image024

image026

  • Bước 5: chọn Next sang bước thứ 6.

image028

  • Bước 6: chọn Print nếu muốn trộn và in kết quả, chọn Edit individual letters nếu muốn trộn và lưu kết quả thành một tập tin.

Xem thêm Làm việc với cơ sở dữ liệu trong Excel

LEAVE A REPLY